Jaką rolę odgrywają dobrze zorganizowane konferencje i eventy oraz o czym należy pamiętać przy ich organizacji?

Jaką rolę odgrywają dobrze zorganizowane konferencje i eventy oraz o czym należy pamiętać przy ich organizacji?

15 stycznia 2020 Wyłączone przez walbrzych

Zarówno konferencje, jak i eventy firmowe w dzisiejszych czasach stanowią jeden z popularniejszych sposobów na pozyskiwanie nowych klientów, utrzymywanie relacji biznesowych, czy też zwiększenie świadomości na temat marki wśród konsumentów. Nikogo nie dziwi więc to, że coraz więcej firm organizuje tego typu wydarzenia. Konferencje i eventy – który dział w firmie powinien je organizować? Czy konferencja lub event to dobry sposób na to, aby ocieplić wizerunek, po kryzysie? O czym warto pamiętać podczas organizacji podobnych przedsięwzięć? Zapewne te i wiele innych pytań, zadają sobie często właściciele firm, czy też osoby odpowiedzialne za jej wizerunek. Aby nieco pomóc Wam z tymi zagadnieniami, przygotowaliśmy krótki poradnik, w którym podpowiadamy, jaką rolę odgrywają dobrze zorganizowane konferencje i eventy oraz o czym należy pamiętać przy ich organizacji. 

Rola konferencji i eventów firmowych

Tak naprawdę możliwości tego typu przedsięwzięć są rozmaite. Wiele z nich wskazaliśmy już powyżej, jednak warto określić ich dokładną rolę, ponieważ warto wiedzieć, jakie korzyści za sobą niosą.

Po pierwsze: umocnienie pozycji marki

Wiele firm organizuje eventy firmowe, aby umocnić swoją pozycję na rynku. Jest to szczególnie ważne, jeżeli zależy nam na tym, aby utrzymać pozytywne relacje z naszymi klientami, kontrahentami oraz partnerami biznesowymi. Wpływa to także na morale wśród pracowników, którzy czują większe przywiązanie do firmy, która wychodzi ponad standardowe sposoby reklamowania.

Po drugie: zdobywanie klientów

Konferencje tematyczne organizowane są często w ramach określonych targów branżowych. Jest to świetny sposób na to, aby oprócz klasycznego stoiska w sali wystawców, przekazać dodatkowe informacje na temat naszej firmy. Warto zadbać także o to, aby podczas tego typu eventu nie zabrakło prelekcji naszych pracowników, które będą poświęcone na przykład ciekawostką lub niuansom z naszej branży. Umocni to naszych potencjalnych klientów w przekonaniu, że jako firma posiadamy doświadczenie, profesjonalną kadrę i wiedzę na najważniejsze tematy.

Po trzecie: ocieplenie wizerunku

W dzisiejszych czasach tak naprawdę wystarczy jeden niezadowolony klient, niekompetentny pracownik, czy komentarz w social mediach, aby znacząco nadszarpnąć wizerunek danej firmy. Niestety i o ile taki kryzys, wywołać tak naprawdę w kilka minut, o wyjście z niego zajmuje czasem miesiące, jak nie lata! Zorganizowanie eventu firmowego jest jednym ze sposobów na to, aby poradzić sobie z taką sytuacją i uspokoić obecnych współpracowników i klientów. Warto jednak zadbać o to, aby tego dnia nie skupiać całej uwagi na tych negatywnych wydarzeniach, a wręcz przeciwnie odciągnąć od nich uwagę.

Oczywiście konferencje i eventy firmowe odgrywają jeszcze szereg różnych funkcji i tak naprawdę możemy wykorzystywać je na wielu płaszczyznach. Jednak powyżej wskazaliśmy te obszary, w ramach których wykorzystywane są najczęściej i najskuteczniej.

Organizacja konferencji i eventów firmowych

Powyżej wskazaliśmy obszary, w których najczęściej wykorzystywane są te wydarzenia. Jednak, aby przyniosły one oczekiwane rezultaty bardzo ważne, jest to, aby odpowiednio je zaplanować. Chociaż na pierwszy rzut oka wydawać by się mogło, że przygotowanie takiego przedsięwzięcia nie wymaga planowania i poświęcenia większej ilości czasu, to gdy rozpoczniemy ich realizacje, okazuje się zupełnie inaczej. Z tego powodu możemy wybrać tylko dwa sposoby na zorganizowanie konferencji i eventów firmowych: zlecenie tego zadania do działu marketingu oraz PR lub skorzystanie ze wsparcia profesjonalnych agencji, które specjalizują się w tych przedsięwzięciach.

Kiedy warto skorzystać ze wsparcia agencji organizujących konferencje i eventy firmowe?

Kluczowe podczas decyzji będzie to dla ilu osób, organizujemy tego typu przedsięwzięcie. Jeżeli dla małej grupy i mamy w swoich strukturach rozbudowany dział marketingu, który wie, jak organizować takie wydarzenia, wówczas nie powinien mieć trudności podczas przygotowywania takich przedsięwzięć.

Jeżeli natomiast chcemy zaplanować konferencję, która będzie dedykowana dla większej liczby uczestników i będzie bogata w wiele atrakcji, czy nawet catering, wówczas wsparcie profesjonalistów będzie niezbędne. Tym bardziej że podczas takich wydarzeń, powinniśmy brać w nich aktywny udział, a nie martwić się o to, czy jedzenie dojedzie na czas oraz co jest kolejnym punktem w harmonogramie.

Mamy nadzieję, że nasze wskazówki pozwolą Wam prawidłowo wykorzystać konferencje i eventy firmowe w Waszych biznesach. Bez względu na to, jaką branżę reprezentujecie, bardzo ważne jest jednak to, aby rozpocząć przygotowania do tych przedsięwzięć odpowiednio wcześniej. Wynajęcie sali, zamówienie cateringu, przygotowanie materiałów reklamowych, opracowanie prelekcji, czy zorganizowanie noclegu dla wielu gości, wymaga dobrych działań logistycznych, o czym każdy powinien pamiętać. Warto także wybrać się na konferencje przygotowywane przez inne firmy, aby czerpać z nich inspiracje.